Proses Penyusunan Laporan Teknis dan Tanggapan terhadap TOR

            Tanggapan terhadap TOR (Term of References) adalah dokumen yang dibuat oleh konsultan perencana ditujukan kepada owner yang berisikan tanggapan konsultan perencana terhadap TOR yang diberikan oleh owner. Sedangkan proposal teknis adalah dokumen yang dibuat oleh konsultan perencana yang berisikan pengajuan rencana pelaksanaan proyek kepada owner. Kedua dokumen ini adalah dokumen pertama yang harus dibuat oleh konsultan perencana segera setelah TOR diberikan oleh owner.

            Laporan ini berisikan lima bab, yang terdiri dari pendahuluan, pemahaman dan tanggapan terhadap TOR, inovasi, proposal teknis, dan proposal biaya awal. Bab pendahuluan berisikan latar belakang dan tujuan mengapa proyek tersebut dibangun. Biasanya latar belakang dan tujuan dalam dokumen ini hampir sama dengan yang tertuliskan pada TOR, namun dapat ditambahkan atau direvisi oleh konsultan perencana untuk melengkapinya.

            Bab dua adalah adalah pemahaman dan tanggapan terhadap TOR. Bab ini melingkupi tiga hal utama, yaitu lingkup pekerjaan proyek, data-data terkait proyek yang dibutuhkan dalam hal perencanaan, dan daftar tenaga ahli yang diperlukan dalam pekerjaan proyek. Lingkup pekerjaan yang diusulkan oleh owner harus dianalisa kembali oleh konsultan perencana sesuai dengan pemahaman dan pengalaman mereka. Lingkup pekerjaan tersebut dapat menjadi lebih luas dengan penambahan pekerjaan yang diperlukan dan dianggap penting untuk membangun sebuah bangunan teknik sipil. Sebaliknya, lingkup pekerjaan yang diajukan oleh konsultan perencana juga dapat menjadi lebih sedikit jika ada pekerjaan yang dianggap tidak perlu dalam proses perencanaan proyek.

            Dalam dokumen tanggapan terhadap TOR, konsultan perencana harus dapat menyebutkan data-data apa saja yang diperlukan untuk kepentingan proses perencanaan proyek. Data-data tersebut dapat berupa data primer dan data sekunder. Selain, daftar data yang diperlukan, konsultan perencana juga harus dapat mengaitkan hubungan antara data yang diperlukan tersebut dengan analisa yang akan digunakan dalam proses perencanaan agar data-data yang diperlukan tersebut tidak terbuang percuma. Hal ini sangat penting untuk mengefektifkan waktu karena proses pengumpulan data dilakukan hanya kepada data-data yang diperlukan dan penting untuk proses perencanaan.

            Dengan adanya lingkup pekerjaan yang terdefinisi dan telah dianalisa oleh konsultan perencana, selanjutkan konsultan perencanaa dapat mendaftarkan kualifikasi tenaga ahli yang diperlukan dalam proses perencanaan proyek sesuai dengan pemahaman dan pengalaman yang mereka dapatkan sebelumnya, baik tenaga ahli maupun tenaga pendukung. Setelah daftar tersebut selesai, kemudian diperlukan analisa lebih lanjut seberapa banyak masing-masing tenaga ahli tersebut diperlukan dan seberapa lama mereka dipekerjakan dalam proses perencanaan proyek.

            Bab ketiga adalah bab inovasi. Bab inovasi adalah bab yang memberikan saran atas inovasi yang diajukan oleh konsultan perencana. Bab ini terdiri dari lima subbab, yaitu metodologi perencanaan proyek, material dan alat, tenaga ahli yang digunakan serta kaitannya dengan manhour, standard dan kriteria desain yang digunakan, dan metode konstruksi. Metodologi perencanaan proyek adalah lingkup pekerjaan apa saja yang dikerjakan oleh konsultan dalam proses perencanaan proyek. Material dan alat menjelaskan material dan alat apa saja yang diperlukan selama proses perencanaan proyek dan bagaimana cara mendapatkan material dan alat tersebut. Tenaga ahli menjelaskan tenaga ahli apa saja yang dibutuhkan selama proses perencanaan proyek, berapa jumlah masing-masing tenaga ahli yang dipakai serta berapa lama mereka dipekerjakan. Dalam standard desain yang digunakan dibahas lingkup dan tujuan metodologi yang digunakan serta spesifikasi teknis yang akan menjadi acuan dalam perancangan. Sedangkan metode konstruksi membahas metode konstruksi yang digunakan pada masa pelaksanaan proyek yang akan dipilih sesuai hasil analisa konsultan perencana.

            Pada bab proposal teknis, hal-hal yang perlu dibahas adalah konsep dan pendekatan dalam menhitung komponen struktur, teori pendukung untuk menghitung dimensi setiap komponen bangunan, dan organisasi personil serta tenaga ahli. Sedangkan bab terakhir, yaitu proposal biaya awal membahas biaya bangunan secara keseluruhan dan secara kasar. Hal ini akan digunakan owner sebagai owner estimate, bertujuan untuk sebagai acuan nilai kontrak yang diajukan oleh kontraktor sehingga memudahkan owner untuk memilih harga yang ideal. Selain itu dalam bab proposal biaya awal juga dibahas perkiraan konsultan perencana atas beban biaya perencanaan , dimana di dalamnya mencakup jumlah tenaga ahli dan tenaga pendukung, serta lama nya mereka bekerja dikalikan dengan harga satuan pekerja sesuai dengan lokasi dimana proyek ini diadakan.

            Dalam dokumen ini juga perlu dilampirkan beberapa lampiran seperti CV personil yang terlibat dalam proses perencanaan proyek, baik tenaga ahli, tenaga pendukung, dan tenaga pendukung administrasi serta company profile yang terdiri dari struktur organisasi perusahaan, tenaga ahli tetap perusahaan, dan pengalaman kerja.